Política de Protección de Datos Personales

1. Quién responde por sus datos

El responsable del tratamiento de sus datos personales es Marín Rosero Luis Santiago (Letrado), con Registro Único de Contribuyentes 2100667399001.

Datos de contacto del responsable:

• Domicilio legal: Quito, Ecuador.
• Teléfono: 0983864663.
• Correo electrónico: luissantiagomr97@gmail.com.

Fundamento: LOPDP, Art. 12 numeral 8

2. Delegado de protección de datos personales

El delegado de protección de datos personales puede ser contactado en luissantiagomr97@gmail.com.

La designación de un delegado procede en los casos que enumera el artículo 48 de la Ley. Cuando corresponda designarlo, sus datos de contacto se publican en esta sección y se comunican a la Autoridad de Protección de Datos Personales.

Fundamento: LOPDP, Arts. 12 numeral 9, 48 y 49

3. Qué datos personales tratamos

Tratamos únicamente los datos necesarios para darle acceso a la plataforma y prestarle el servicio.

Categorías de datos:

• Datos de identificación y contacto: nombres, apellidos, correo electrónico, nombre de usuario y, si usted lo proporciona, número de teléfono y fotografía de perfil.
• Datos de la cuenta: consultorio o estudio al que pertenece, rol, permisos, estado de la cuenta y credenciales en forma cifrada. Nunca almacenamos su contraseña en texto plano.
• Datos de uso y seguridad: registros de acceso, sesiones abiertas, fecha y hora de las operaciones, y la constancia de su aceptación de los documentos legales.
• Contenido que usted carga: documentos, expedientes, apuntes y consultas, que pueden contener datos personales de sus clientes y de terceros. Sobre estos, vea la sección 15.

Fundamento: LOPDP, Art. 10 lit. e) — pertinencia y minimización

4. Para qué tratamos sus datos

Cada finalidad es determinada, explícita y legítima, y no tratamos sus datos para fines distintos de aquellos para los que fueron recogidos.

• Crear, activar y administrar su cuenta y sus permisos de acceso.
• Prestarle el servicio de investigación, redacción y análisis documental asistido.
• Proteger la seguridad de la plataforma: autenticación, control de sesiones concurrentes, detección de accesos indebidos y trazabilidad de las operaciones.
• Atender sus solicitudes, reclamos y el ejercicio de sus derechos.
• Cumplir obligaciones legales, contables y requerimientos de autoridad competente.
• Acreditar el consentimiento que usted otorgó y la versión de los documentos que aceptó.

Fundamento: LOPDP, Arts. 12 numeral 1 y 10 lit. d)

5. Con qué base legal los tratamos

Todo tratamiento se apoya en al menos una de las bases que la Ley reconoce como legítimas.

• Su consentimiento libre, específico, informado e inequívoco, otorgado al activar su cuenta, para el tratamiento descrito en esta política.
• La ejecución del contrato de prestación del servicio, para todo lo indispensable para darle acceso y operar la plataforma.
• El cumplimiento de obligaciones legales que nos son exigibles.
• Nuestro interés legítimo en la seguridad de la plataforma, limitado a los datos estrictamente necesarios para esa finalidad.

Fundamento: LOPDP, Arts. 7, 8, 9 y 12 numeral 2

6. Qué operaciones realizamos con ellos

Realizamos las siguientes operaciones sobre sus datos personales: recolección, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación, recuperación, consulta, utilización, comunicación a los encargados indicados en la sección 9, limitación, supresión y destrucción.

No comercializamos sus datos personales ni los cedemos a terceros con fines publicitarios.

Fundamento: LOPDP, Arts. 4 y 12 numeral 3

7. Por cuánto tiempo los conservamos

Conservamos sus datos por un tiempo no mayor al necesario para cumplir la finalidad que justificó su recolección.

• Datos de cuenta e identificación: mientras su cuenta esté activa y hasta doce (12) meses después de su cierre, para atender reclamos y obligaciones pendientes.
• Contenido que usted carga: mientras su cuenta esté activa, o hasta que usted o su consultorio soliciten su eliminación.
• Registros de acceso y seguridad: veinticuatro (24) meses, por su valor probatorio ante incidentes.
• Constancia de aceptación de los documentos legales: mientras exista la relación y por el plazo de prescripción de las acciones derivadas del contrato, porque es la prueba del consentimiento que la Ley nos obliga a poder acreditar.

Fundamento: LOPDP, Arts. 10 lit. i), 10 lit. k) y 12 numeral 4

8. La base de datos en la que constan sus datos

Sus datos personales constan en la base de datos de la plataforma Letrado, administrada por el responsable identificado en la sección 1 y alojada en infraestructura contratada bajo acuerdos de tratamiento.

El acceso a esa base está restringido por rol y permisos, y toda operación relevante queda registrada.

Fundamento: LOPDP, Art. 12 numeral 5

9. De dónde provienen sus datos

Sus datos de identificación y contacto provienen de dos orígenes: los que usted nos entrega directamente al activar su cuenta y al usar la plataforma, y los que nos entrega la administración del consultorio o estudio que solicitó su acceso.

No obtenemos sus datos personales de fuentes accesibles al público ni los adquirimos de terceros.

Fundamento: LOPDP, Art. 12 numeral 6

10. Otras finalidades y tratamientos ulteriores

No tratamos sus datos personales con finalidades distintas de las declaradas en la sección 4.

Si en el futuro pretendiéramos un tratamiento ulterior, evaluaremos previamente su compatibilidad con la finalidad original y, cuando no sea compatible, le solicitaremos un consentimiento nuevo y específico antes de iniciarlo.

No utilizamos el contenido que usted carga para entrenar modelos de inteligencia artificial propios ni de terceros.

Fundamento: LOPDP, Arts. 10 lit. d) y 12 numeral 7

11. Encargados, transferencias y comunicaciones

Para operar la plataforma nos apoyamos en proveedores que actúan como encargados del tratamiento, vinculados por contrato a tratar los datos únicamente conforme a nuestras instrucciones y a aplicar medidas de seguridad adecuadas.

Categorías de destinatarios:

• Proveedores de infraestructura y alojamiento en la nube, para la operación y el respaldo de la plataforma.
• Proveedores de modelos de lenguaje, para procesar las consultas y los textos que usted envía a la función de asistencia.
• Proveedores de correo transaccional, para las comunicaciones operativas de la cuenta.
• Autoridades competentes, cuando medie requerimiento fundado en derecho.

Fundamento: LOPDP, Arts. 12 numeral 10, 33, 34, 35 y 58 a 60

12. Transferencias internacionales

Algunos de los encargados indicados en la sección 11 procesan datos fuera del territorio ecuatoriano.

Estas transferencias se realizan hacia países u organizaciones que ofrezcan un nivel adecuado de protección, o bajo garantías contractuales que aseguren el cumplimiento de los principios y derechos de la Ley, incluidas cláusulas de protección de datos y compromisos de confidencialidad y seguridad.

Puede solicitarnos, por los canales de la sección 18, el detalle de los destinatarios y de las garantías aplicables en cada caso.

Fundamento: LOPDP, Arts. 56 a 60; Reglamento General a la LOPDP

13. Qué ocurre si usted no entrega sus datos

La entrega de los datos de identificación, contacto y credenciales es necesaria para crear y activar su cuenta: sin ellos no es materialmente posible darle acceso a la plataforma ni identificar quién realiza cada operación.

Los datos opcionales —número de teléfono, fotografía de perfil, nombre de usuario— pueden omitirse sin que ello afecte su acceso ni la calidad del servicio.

Negarse a entregar los datos necesarios no acarrea consecuencia distinta de la imposibilidad de activar o mantener la cuenta.

Fundamento: LOPDP, Art. 12 numeral 11

14. Efecto de entregar datos erróneos o inexactos

Si los datos que usted entrega son erróneos o inexactos, pueden fallar la activación de la cuenta, la recuperación de la contraseña y las comunicaciones de seguridad dirigidas a usted, y la trazabilidad de las operaciones puede atribuirse incorrectamente.

Usted puede corregirlos en cualquier momento desde su perfil o solicitando la rectificación por los canales de la sección 18. Adoptamos medidas razonables para que los datos inexactos se supriman o rectifiquen sin dilación.

Fundamento: LOPDP, Arts. 10 lit. h), 14 y 12 numeral 12

15. Los datos de sus clientes: quién responde por ellos

Cuando usted carga expedientes, escritos o documentos que contienen datos personales de sus clientes o de terceros, ese tratamiento tiene un reparto de roles distinto del resto de esta política.

Respecto de esos datos, usted —o el consultorio o estudio al que pertenece— es el responsable del tratamiento: usted decide qué carga, con qué finalidad y por cuánto tiempo. Nosotros actuamos como encargado del tratamiento y los tratamos únicamente siguiendo sus instrucciones y para prestarle el servicio.

Esto significa, en la práctica, que una solicitud de acceso, rectificación o eliminación presentada por un cliente suyo debe dirigirse a usted, que es quien responde ante esa persona. Nosotros le prestaremos la asistencia técnica necesaria para atenderla.

No usamos ese contenido para finalidades propias, no lo comunicamos a terceros salvo a los encargados indicados en la sección 11, y lo eliminamos cuando usted lo solicita o cuando termina la relación, conforme a la sección 7.

Fundamento: LOPDP, Arts. 34 y 35; Arts. 47 y 51

16. Valoraciones automatizadas: el Pronóstico del caso

La plataforma incluye una función denominada «Pronóstico del caso», que produce una valoración automatizada sobre la evidencia que usted carga y la califica conforme a una rúbrica de factores, cada uno con su cita normativa.

Esa valoración es una herramienta de trabajo dirigida a usted como profesional. No produce por sí sola efectos jurídicos sobre ninguna persona, no decide nada, y su resultado no se comunica a terceros. Cuando la evidencia citable no alcanza, la función se abstiene de publicar una estimación y declara qué falta.

La plataforma no elabora perfiles de personas ni adopta decisiones automatizadas sobre la contratación, la continuidad o las condiciones de su cuenta.

Le informamos expresamente que, respecto de toda valoración automatizada, la Ley le reconoce el derecho a no ser objeto de decisiones basadas única o parcialmente en ellas, y que este derecho no puede exigírsele renunciar de manera anticipada.

En ejercicio de ese derecho usted puede:

• Solicitarnos una explicación motivada sobre la valoración realizada.
• Presentar observaciones sobre ella.
• Solicitar los criterios de valoración del programa automatizado.
• Solicitar información sobre los tipos de datos utilizados y su fuente.
• Impugnar la valoración ante el responsable del tratamiento.

Fundamento: LOPDP, Arts. 20 y 12 numerales 17 y 3

17. Sus derechos y cómo se ejercen

La Constitución y la Ley le reconocen derechos sobre sus datos personales, que puede ejercer de forma gratuita y sin necesidad de justificar su solicitud, salvo cuando la Ley exija un justificativo.

• Información: conocer todo lo contenido en esta política, de forma previa a la recolección.
• Acceso: obtener sus datos y la información de esta política. Lo atendemos dentro del plazo de quince (15) días.
• Rectificación y actualización: corregir datos inexactos o incompletos, dentro del plazo de quince (15) días.
• Eliminación: obtener la supresión de sus datos en los casos que la Ley enumera, entre ellos la revocatoria del consentimiento.
• Oposición: oponerse al tratamiento en los supuestos previstos en la Ley.
• Portabilidad: recibir sus datos en formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
• Suspensión del tratamiento: obtener que el tratamiento se detenga en los casos previstos en la Ley.
• No ser objeto de decisiones basadas única o parcialmente en valoraciones automatizadas, conforme a la sección 16.
• Consulta pública y gratuita ante el Registro Nacional de Protección de Datos Personales.

Fundamento: Constitución, Arts. 66.19 y 92; LOPDP, Arts. 12 a 22 y 12 numeral 14

18. Cómo ejercer la portabilidad

Para ejercer la portabilidad escríbanos a luissantiagomr97@gmail.com indicando su identidad y el alcance de los datos que desea recibir.

Le entregaremos sus datos personales en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, o los transmitiremos directamente a otro responsable cuando ello sea técnicamente posible.

La portabilidad no comprende la información que sea propiedad intelectual de la plataforma ni los datos inferidos o derivados que no hayan sido proporcionados por usted.

Fundamento: LOPDP, Arts. 17 y 12 numeral 15

19. Revocatoria del consentimiento

Usted puede revocar el consentimiento en cualquier momento, sin necesidad de justificarlo, escribiendo a luissantiagomr97@gmail.com. El procedimiento es gratuito y tan sencillo como aquel con el que se recabó el consentimiento.

La revocatoria no tiene efectos retroactivos: el tratamiento realizado antes de ella sigue siendo lícito.

La revocatoria del consentimiento sobre los tratamientos indispensables para prestarle el servicio implica la terminación del acceso a la plataforma, ya que sin ellos no es posible operarla.

Fundamento: LOPDP, Arts. 8 y 12 numeral 13

20. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger sus datos personales frente a riesgos, amenazas y vulnerabilidades, atendiendo a su naturaleza y al contexto del tratamiento.

• Cifrado de las comunicaciones y de las credenciales almacenadas.
• Control de acceso por rol y permisos, con límite de sesiones concurrentes por cuenta.
• Registro y trazabilidad de las operaciones relevantes.
• Respaldos periódicos, verificados mediante restauración.
• Protección de datos desde el diseño y por defecto en el desarrollo de la plataforma.

Fundamento: LOPDP, Arts. 10 lit. j), 37, 39 y 41

21. Vulneraciones de seguridad

Si se produjera una vulneración de la seguridad de los datos personales, la notificaremos a la Autoridad de Protección de Datos Personales y a la Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones tan pronto sea posible y, a más tardar, en el término de cinco (5) días desde que tengamos constancia de ella.

Cuando la vulneración conlleve un riesgo para sus derechos fundamentales y libertades individuales, se la notificaremos a usted sin dilación y dentro del término de tres (3) días desde que tengamos conocimiento del riesgo.

Fundamento: LOPDP, Arts. 43 y 46

22. Reclamos: ante nosotros y ante la Autoridad

Puede presentar cualquier reclamo relacionado con el tratamiento de sus datos personales escribiendo a luissantiagomr97@gmail.com o al 0983864663. Le responderemos dentro de los plazos que la Ley establece para cada derecho.

Si su reclamo no es atendido o la respuesta no le satisface, puede acudir a la Autoridad de Protección de Datos Personales, ejercida por la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador, que conoce y sanciona las infracciones a la Ley.

Queda a salvo su derecho a interponer la acción de hábeas data prevista en la Constitución.

Fundamento: Constitución, Art. 92; LOPDP, Arts. 12 numeral 16, 62, 63, 75 y 76

23. Niñas, niños y adolescentes

La plataforma está dirigida exclusivamente a profesionales del derecho y no se ofrece a personas menores de edad, ni recolectamos deliberadamente sus datos personales para la creación de cuentas.

El contenido que usted cargue puede contener datos de niñas, niños o adolescentes en el marco de un expediente. Sobre esos datos rige el reparto de roles de la sección 15 y las garantías reforzadas que la Ley establece.

Fundamento: LOPDP, Arts. 21 y 26

24. Cambios a esta política

Esta política lleva una fecha de versión. Cuando la modifiquemos de manera sustancial —por ejemplo, al añadir una finalidad, un destinatario o un plazo de conservación— se lo informaremos por medio verificable y le solicitaremos una nueva aceptación.

La versión que usted aceptó queda registrada junto con la fecha y hora de su aceptación, como prueba del consentimiento otorgado.

Fundamento: LOPDP, Art. 10 lit. k)